Digitaal vergaderen wordt de norm: wat betekent de nieuwe wet voor uw onderneming?

Digitaal vergaderen is niet meer weg te denken uit de zakelijke praktijk. Bestuurders, aandeelhouders en leden zijn gewend geraakt aan digitale besluitvorming, zeker bij ondernemingen die internationaal werken, verspreide aandeelhouders hebben of snel moeten kunnen schakelen.

Met de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen krijgt digitaal vergaderen nu ook een structurele wettelijke basis. De wet is op 30 juni 2026 gepubliceerd en wijzigt onder meer Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek.

Voor ondernemingen is dit meer dan een praktische wijziging. De nieuwe regels raken aan governance, besluitvorming, aandeelhoudersrechten, statuten en de inrichting van algemene vergaderingen.

Wat verandert er precies? En wat kunt u als bestuurder, ondernemer of aandeelhouder nu al doen?

Waarom deze wet relevant is voor ondernemers

Tijdens de coronapandemie werd digitaal vergaderen tijdelijk mogelijk gemaakt via noodwetgeving. Die tijdelijke regeling liet zien dat digitale besluitvorming in veel situaties goed kan werken. Tegelijkertijd was duidelijk dat structurele regels nodig waren om de rechten van aandeelhouders, leden en andere vergadergerechtigden te waarborgen.

De nieuwe wet maakt digitaal vergaderen niet langer een uitzondering, maar een volwaardig alternatief naast de fysieke vergadering.

Dat biedt ondernemingen meer flexibiliteit. Denk aan:

• snellere besluitvorming;
• betere toegankelijkheid voor aandeelhouders op afstand;
• lagere organisatiekosten;
• efficiëntere governance;
• betere aansluiting bij internationaal of hybride werken.

Tegelijkertijd vraagt de wet om zorgvuldigheid. Een digitale vergadering moet juridisch geldig zijn én deelnemers moeten daadwerkelijk kunnen meedoen.

Voor welke organisaties gelden de nieuwe regels?

De nieuwe regels gelden voor verschillende privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder:

• besloten vennootschappen (BV’s);
• naamloze vennootschappen (NV’s);
• verenigingen;
• coöperaties;
• onderlinge waarborgmaatschappijen;
• verenigingen van eigenaars (VvE’s).

Voor ondernemers en ondernemingen zijn vooral de regels voor BV’s en NV’s van belang. Daarbij speelt de vraag of de statuten voldoende ruimte bieden voor hybride of volledig digitale vergaderingen.

Fysiek, hybride of volledig digitaal vergaderen

De wet biedt organisaties meer keuzevrijheid bij de inrichting van de algemene vergadering. Afhankelijk van de rechtsvorm, de statuten en de wettelijke voorwaarden kan een vergadering:

• volledig fysiek plaatsvinden;
• hybride worden gehouden, waarbij deelnemers fysiek of digitaal aanwezig zijn;
• volledig digitaal worden georganiseerd.

Voor ondernemingen is vooral van belang dat digitaal vergaderen niet automatisch in alle gevallen mogelijk is. De statuten en de wettelijke waarborgen blijven leidend.

Wat betekent dit voor BV’s en niet-beursgenoteerde NV’s?

Voor BV’s en niet-beursgenoteerde NV’s kunnen de statuten bepalen dat de algemene vergadering geheel of gedeeltelijk digitaal toegankelijk is.

Dat betekent dat aandeelhouders via een digitaal communicatiemiddel kunnen deelnemen aan de vergadering, mits aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan. Het gaat daarbij niet alleen om meekijken of meeluisteren. De aandeelhouder moet daadwerkelijk kunnen deelnemen aan de beraadslaging en rechtstreeks kunnen stemmen.

Daarnaast krijgt het bestuur een bijzondere bevoegdheid. In uitzonderlijke omstandigheden kan het bestuur besluiten dat een algemene vergadering uitsluitend digitaal plaatsvindt. Denk aan situaties waarin de continuïteit van besluitvorming of de veiligheid en gezondheid van vergadergerechtigden ernstig in gevaar komt.

Voor bestuurders is dit een belangrijke wijziging. De bevoegdheid kan praktisch waardevol zijn, maar vraagt om een goed onderbouwd besluit en een zorgvuldige oproeping.

Wat geldt voor beursgenoteerde NV’s?

Voor beursgenoteerde NV’s gelden strengere regels. De jaarlijkse algemene vergadering waarin de jaarrekening wordt vastgesteld moet in beginsel fysiek toegankelijk blijven. Deze vergadering kan dus wel hybride plaatsvinden, maar niet uitsluitend digitaal.

Andere algemene vergaderingen van beursgenoteerde NV’s kunnen onder voorwaarden wel volledig digitaal plaatsvinden. De statuten moeten dan duidelijk bepalen in welke situaties daarvan gebruik kan worden gemaakt.

Deze strengere benadering hangt samen met de verantwoordingsfunctie van de algemene vergadering. Juist bij beursvennootschappen moet de toegang tot debat, toezicht en aandeelhoudersparticipatie zorgvuldig worden gewaarborgd.

Digitale deelnemers moeten volwaardig kunnen meedoen

Een belangrijk uitgangspunt van de wet is dat een digitale vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling moet zijn van een fysieke vergadering.

Digitale deelnemers moeten daarom:

• kunnen worden geïdentificeerd;
• de vergadering rechtstreeks kunnen volgen;
• actief kunnen deelnemen aan de beraadslaging;
• rechtstreeks hun stem kunnen uitbrengen;
• gebruik kunnen maken van tweezijdige audiovisuele communicatie.

Een eenzijdige livestream of webcast is dus onvoldoende. Deelnemers moeten niet alleen kunnen kijken of luisteren, maar ook vragen kunnen stellen, deelnemen aan het overleg en stemmen.

Voor ondernemingen betekent dit dat het gekozen digitale vergaderplatform juridisch en praktisch geschikt moet zijn. Niet elk online vergadermiddel voldoet automatisch aan de eisen.

Oproepen per e-mail wordt eenvoudiger

De wet brengt ook een praktische vereenvoudiging mee voor de oproeping van vergaderingen.

Nu is vaak nog uitdrukkelijke toestemming nodig om aandeelhouders of leden per e-mail op te roepen. Die toestemmingseis vervalt. Voortaan kan de oproeping elektronisch worden verzonden naar het e-mailadres dat de vergadergerechtigde zelf heeft opgegeven.

Voor ondernemingen kan dit de administratieve last verminderen. Wel blijft het belangrijk dat de administratie van aandeelhouders, leden of vergadergerechtigden actueel is.

De oproeping moet bovendien duidelijk vermelden hoe digitaal kan worden deelgenomen en hoe het stemrecht kan worden uitgeoefend.

Wanneer treedt de wet in werking?

De wet treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip. Daarbij kunnen verschillende onderdelen van de wet op verschillende momenten in werking treden. Het koninklijk besluit wordt naar verwachting binnen enkele weken gepubliceerd. Daarmee zal duidelijk worden vanaf welke datum de verschillende onderdelen van de wet in werking treden.

Wat moet uw onderneming nu al controleren?

Hoewel de wet nog niet in werking is getreden, is het verstandig om nu al te beoordelen of uw onderneming goed is voorbereid.

Voor bestuurders, DGA’s en aandeelhouders zijn vooral de volgende vragen relevant:

1. Aanpassen statuten

Bespreek en beoordeel of het wenselijk is dat algemene vergaderingen ook (deels) digitaal gehouden kunnen worden. Zo ja, controleer of uw statuten bepalen dat de algemene vergadering gedeeltelijk digitaal toegankelijk mag zijn. Is dat niet het geval, dan kan een statutenwijziging nodig zijn. Voor het volledig digitaal houden van een online algemene vergadering is een statutenwijziging sowieso nodig.

2. Sluiten uw vergaderprocedures aan op de nieuwe regels?

Denk aan de wijze van oproeping, identificatie van deelnemers, stemprocedures, verslaglegging en de mogelijkheid om vragen te stellen tijdens de vergadering.

3. Is uw digitale vergaderplatform geschikt?

Het platform moet meer kunnen dan streamen. Deelnemers moeten rechtstreeks kunnen deelnemen, stemmen en communiceren via tweezijdige audiovisuele verbinding.

4. Is de aandeelhoudersadministratie actueel?

Voor elektronische oproeping is het van belang dat e-mailadressen correct en aantoonbaar door de vergadergerechtigden zijn opgegeven.

5. Is duidelijk wie binnen de organisatie verantwoordelijk is?

Leg intern vast wie verantwoordelijk is voor de voorbereiding van digitale vergaderingen, de technische inrichting, de oproeping en de juridische controle.

---

Praktisch voorbeeld

Stel: een BV heeft drie aandeelhouders, waarvan één aandeelhouder in het buitenland woont. De statuten bepalen niets over volledig digitaal vergaderen.

Onder de nieuwe wet kan digitaal vergaderen uitkomst bieden, maar alleen als aan de wettelijke en statutaire voorwaarden wordt voldaan. Als de statuten geen ruimte bieden voor een volledig digitale algemene vergadering, kan het nodig zijn om de statuten eerst te wijzigen.

Doet de BV dat niet, dan kan discussie ontstaan over de geldigheid van de vergadering of de genomen besluiten. Dat risico is vooral relevant bij belangrijke besluiten, zoals benoeming of ontslag van bestuurders, dividenduitkeringen, emissies of statutenwijzigingen.

---

Conclusie

De Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen sluit aan bij de manier waarop ondernemingen vandaag werken. Digitaal en hybride vergaderen kunnen besluitvorming efficiënter, toegankelijker en flexibeler maken.

Tegelijkertijd vraagt de wet om voorbereiding. Voor ondernemingen is het verstandig om nu al te controleren of de statuten, procedures, oproepingswijze en digitale vergaderfaciliteiten voldoen aan de nieuwe eisen.

Zo benut u de mogelijkheden van digitaal vergaderen, zonder onnodige juridische risico’s voor uw onderneming.

Vragen over digitaal vergaderen of uw statuten?

Wilt u weten wat de Wet digitale algemene vergadering betekent voor uw BV, NV of organisatie? Of wilt u beoordelen of uw statuten, aandeelhoudersadministratie of vergaderprocedures moeten worden aangepast?

Neem gerust contact op met Milan Karel of een van onze specialisten ondernemingsrecht. Wij denken graag met u mee over een praktische en juridisch zorgvuldige voorbereiding.