Checklist deponeren jaarstukken: wie? wat? hoe? wanneer?

Over de deponeringspicht is al veel geschreven en gezegd. De Kamer van Koophandel bijvoorbeeld verstrekt er via haar website informatie over. Iets nieuws daarover melden is eigenlijk niet mogelijk. Wel leek het ons handig, zeker nu we het einde van het jaar naderen, om een en ander nog eens compact op een rijtje te zetten: wie heeft een deponeringsplicht, hoe luidt die precies en wat houdt die in, en wanneer moet er aan zijn voldaan. Hieronder de bevindingen:

Wie?

De volgende rechtspersonen en organisaties hebben een deponeringsplicht:

• B.V.'s
• N.V.'s
• coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;
• vof’s en cv’s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn;
• vereniging en stichting met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal € 6 mln per jaar omzetten;
• sommige ANBI's.

Andere organisaties (inclusief 'gewone' vof's, cv's en maatschappen, pensioen- en stamrecht bv’s) en éénmanszaken kennen geen deponeringsplicht.

Wat?

Voorafgaand aan het antwoord op de vraag wat een bedrijf dient te deponeren, eerst aandacht voor het onderscheid dat de wetgever heeft gemaakt tussen de verschillende  bedrijven. De omvang van de deponeringsplicht is namelijk niet voor elk bedrijf gelijk. De wet brengt per bedrijf verschillen aan, al naar gelang de waarde van de activa, de netto-omzet en het aantal medewerkers. Hieronder zijn de verschillende bedrijfsklassen in kaart gebracht:

Vervolgens geeft de wet aan welke gegevens er per bedrijfsklasse minimaal dienen te worden gedeponeerd:

Wat vaak vergeten wordt is dat de jaarrekening moet worden ondertekend door de bestuurders en, indien benoemd, de commissarissen. Ontbreekt een handtekening dan  dient de reden daarvan te worden vermeld. Ook moet de datum van vaststelling en goedkeuring op de jaarrekening worden aangegeven.

Hoe?

Voor de meeste bedrijven is het inmiddels alleen maar mogelijk om de jaarrekening digitaal en online (zelf of via de financieel intermediair, afhankelijk van de bedrijfsklasse) te deponeren via de Standard Business Reporting (SBR). De bedrijven in de bedrijfsklassen micro en klein moesten dat al met ingang van boekjaar 2016. Op de bedrijfsklasse middelgroot rust die verplichting per boekjaar 2017. De bedrijfsklasse ‘groot’ moet hier vanaf boekjaar 2022 aan voldoen. Het scheelt een hoop papierwerk.

Wanneer?

De wet is duidelijk waar het betreft het moment waarop een jaarrekening moet zijn gedeponeerd. Dat is uiterlijk 8 dagen na vaststelling ervan. Deponering dient in elk geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar te zijn gedeponeerd.

Het voert wat te ver om de termijnen van elke soort rechtspersoon te vermelden. Die van de B.V.’s luiden als volgt:

• binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar dient het bestuur van de B.V. de jaarrekening op en legt deze voor aan de aandeelhouders.
• de aandeelhouders kunnen het bestuur daarvoor maximaal 5 maanden uitstel geven in geval van bijzondere omstandigheden.
• de aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening.
• bij een boekjaar dat gelijk is aan een kalenderjaar, is de uiterste deponeringsdatum dus 31 december (=12 maanden).

Niet tijdig deponeren brengt risico’s met zich. Allereerst is het strafbaar en vormt het een economisch delict. Dat kan leiden tot een proces-verbaal van het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst. Het Openbaar Ministerie kan hierin aanleiding zien om een boete op te leggen of de zaak aan de strafrechter voor te leggen. Ten tweede kan dit in geval van faillissement leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid.

Met name de niet tijdige deponering van jaarstukken leidt in de praktijk vaak tot problemen. Wilt u de consequenties daarvan bespreken met een advocaat, neemt u dan contact op met een van de advocaten van de sectie Ondernemingsrecht.